Depuis le 1er janvier 2018, toutes les caisses enregistreuses doivent être certifiées NF525. En effet, la Loi de Finances 2016 a mis en place de nouvelles normes qui s'appliquent depuis ce début d'année. Attention : tout matériel acheté avant cette date doit être soit mis à jour, soit remplacé. Petit tour d'horizon des évolutions et ce que cela implique pour vous.

Quels sont les nouveautés par rapport à l'ancienne norme ?

C'est l'AFNOR (Association Française de NORmalisation) qui met en place les certifications qui doivent être respectées dans tous les domaines de la vie courante. Les caisses enregistreuses sont donc elles aussi régies par un ensemble de codes à respecter. La norme NF525 en fait partie. Pour savoir si votre caisse enregistreuse et votre logiciel de caisse sont certifiés, vous pouvez vous rendre directement sur le site Internet de l'AFNOR. Là un moteur de recherches vous permettra de savoir immédiatement si vous êtes en règle ou non.

Trois grands concepts principaux se dégagent de cette norme. Le premier est l'inaltérabilité. Cela implique qu'il ne sera désormais plus possible de rééditer un ticket de caisse. Une fois celui-ci produit, il n'est plus modifiable. Deuxièmement, la conservation. Ici, on parle de la pérennité de chaque opération. Il faudra être en mesure de justifier chaque euro entré et chaque euro sorti de la caisse. Enfin, la sécurisation. Cette notion est mise en place afin que l'on puisse à tout moment savoir qui a fait telle ou telle opération, et quand. Il n'y aura plus moyen de se retrouver à plusieurs employés sur une même caisse et sur le même compte. Chacun devient responsable de ses transactions. Petit détail supplémentaire, mais qui a son importance, la mention repas complet ne sera plus acceptée. Le détail des prestations devra être listé sur la facture.

Tout ceci est mis en place dans le but d'éviter les fraudes à la TVA et autres dépassements de forfaits. Chaque année, ce sont 17 milliards d'euros qui échappent à l'Etat (chiffres Le Parisien). Il y avait donc urgence à réagir afin de réduire ce manque à gagner colossal.

Qui est concerné ?

Tous les professionnels assujettis à la TVA et qui enregistrent leurs paiements sur caisse enregistreuse en France doivent passer à la norme NF525. Les professionnels effectuant des transactions uniquement avec d'autre professionnels B-to-B, les exonérés de TVA, ou ceux bénéficiant du régime de TVA agricole ne sont donc pas concernés. Les professionnels de la restauration sont donc dans leur immense majorité impactée.

Comment prouver sa mise en conformité ?

Grâce à l'attestation individuelle de conformité. C'est à votre éditeur de caisse enregistreuse NF525 de vous la fournir. Ce document prouve que l'éditeur a fait les démarches de modifications de son logiciel. Votre éditeur peut aussi, s'il le désire, se faire certifier par un organisme privé (LNE ou NF525). Tout cela pour vous garantir des produits parfaitement conformes.

Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

En cas de non-conformité, vous vous exposez à une forte amende : 7500€ par site. Et c'est une amende renouvelable. C'est à dire que si vous ne vous êtes toujours pas équipés 60 jours après la première condamnation -c'est le délai imposé par la nouvelle loi-, une seconde sera automatiquement appliquée, et ainsi de suite.